Cara Copy Teks dari PDF Hasil Scan

Bagian yang Anda butuhkan untuk laporan ada di halaman 7 sebuah PDF dari kantor: tiga paragraf ketentuan yang harus dikutip persis. Anda tekan lama di teksnya, tetapi tidak muncul penanda blok. Ternyata file itu hasil scan dokumen fisik. Mengetik ulang tiga paragraf di HP bukan cuma lama, tapi juga rawan typo. Kabar baiknya, ada cara copy teks PDF hasil scan tanpa mengetik ulang, dan Anda bisa melakukannya langsung di HP.

Kenapa teks di PDF hasil scan tidak bisa dicopy?

Saat dokumen dipindai, scanner atau kamera hanya merekam foto halaman. Foto itu kemudian dibungkus menjadi file PDF. Isinya tetap gambar, sehingga aplikasi apa pun hanya melihat satu bidang gambar per halaman. Tidak ada huruf yang bisa dipilih.

Ini berbeda dengan PDF yang dikunci izin salinnya oleh pembuatnya. Pada kasus tersebut teksnya ada tetapi dibatasi. Kalau Anda ragu file Anda termasuk yang mana, bandingkan gejalanya di teks PDF tidak bisa di-copy: penjelasan dan solusinya.

Cek dulu: apakah PDF Anda benar-benar hasil scan?

1. Buka PDF dan perbesar huruf sebesar mungkin. Jika tepi huruf terlihat berbintik atau kabur, itu gambar.
2. Gunakan pencarian teks dan ketik satu kata yang terlihat jelas. Bila hasilnya nol, file kemungkinan besar tidak punya lapisan teks.
3. Perhatikan tanda-tanda fisik: bayangan jilid, noda, cap basah, atau halaman sedikit miring.

Jika ketiganya cocok, langkah berikutnya adalah OCR.

Cara copy teks PDF hasil scan di HP dengan Docbolt PDF

Aplikasi Docbolt PDF menjalankan OCR pada halaman scan, lalu memberi beberapa cara mengambil teksnya. Pilih sesuai kebutuhan:

A. Hanya butuh beberapa paragraf

1. Buka PDF, lompat ke halaman yang diperlukan lewat thumbnail atau lompat ke halaman.
2. Jalankan OCR dari menu alat PDF.
3. Gunakan salin teks halaman, lalu tempel ke aplikasi catatan.
4. Hapus bagian yang tidak diperlukan dan rapikan jeda baris.

B. Butuh seluruh isi dokumen sebagai teks

1. Jalankan OCR pada dokumen.
2. Gunakan konversi PDF ke teks untuk menghasilkan file TXT yang bisa dibuka di aplikasi mana pun.

C. Ingin mengedit dengan format dokumen

1. Setelah OCR, konversi PDF ke DOCX.
2. Buka hasilnya di editor Word, misalnya Docbolt Office, untuk merapikan judul, daftar, dan tabel. Panduan editnya ada di cara edit dokumen Word di HP.

Merapikan teks hasil OCR agar siap dipakai

Teks hasil OCR jarang langsung sempurna. Beberapa pekerjaan rapi-rapi yang hampir selalu diperlukan:

Untuk kutipan resmi seperti pasal kontrak atau peraturan, selalu bandingkan kata per kata dengan dokumen asli sebelum dikirim.

Tips agar OCR berhasil di percobaan pertama

• Minta file sumber yang lebih bagus. Jika PDF diterima lewat chat dan terlihat buram, tanyakan apakah pengirim punya versi scan asli yang lebih tajam.
• Putar halaman yang terbalik dulu. Halaman miring 90 atau 180 derajat sulit dibaca OCR. Gunakan fitur putar halaman sebelum menjalankan OCR.
• Ambil halaman yang perlu saja. Untuk dokumen ratusan halaman, pisahkan dulu halaman yang dibutuhkan agar proses lebih cepat. Caranya di cara mengambil beberapa halaman PDF.
• Scan ulang bila memungkinkan. Jika dokumen fisik masih ada, scan ulang dengan cahaya terang dan posisi lurus sering memberi hasil lebih baik daripada memaksa OCR pada file jelek.

Ekspor ke teks atau ke DOCX: mana yang dipilih?

Dua pilihan ekspor ini sering membingungkan. Panduan singkatnya:

• Pilih teks (TXT) bila Anda hanya butuh isinya, misalnya untuk ditempel ke email, aplikasi catatan, atau formulir online. File TXT ringan, terbuka di aplikasi apa pun, dan bebas dari format yang mengganggu.
• Pilih DOCX bila dokumen akan diedit dan dikirim ulang sebagai dokumen resmi, misalnya membuat ulang surat atau SOP lama yang hanya tersisa versi cetaknya. Anda bisa menambahkan judul, daftar, dan tabel di editor.
• Cukup salin teks halaman bila hanya butuh satu-dua paragraf. Ini cara tercepat dan tidak menambah file baru di HP.

Apa pun pilihannya, simpan PDF hasil scan aslinya. Dokumen asli adalah rujukan bila ada pihak yang mempertanyakan isi kutipan Anda, dan bisa dipakai lagi bila suatu saat perlu OCR ulang dengan hasil yang lebih baik.

Satu hal lagi: bila dokumen berasal dari instansi atau kantor, pastikan Anda memang berhak menyalin dan memakai isinya. Mengutip untuk laporan internal biasanya wajar, tetapi menyebarkan ulang dokumen internal ke pihak luar sebaiknya seizin pemiliknya.

Kesalahan umum

• Mengunggah dokumen kantor ke situs OCR gratis. Isi dokumen yang mungkin rahasia jadi tersimpan di server lain. Memproses di HP lebih aman.
• Langsung menempel tanpa membaca ulang. Satu angka keliru di nominal atau tanggal bisa berakibat serius.
• Mengira OCR mengembalikan format asli. Huruf tebal, ukuran font, dan tata letak sering hilang. Siapkan waktu untuk memformat ulang.
• Menjalankan OCR pada halaman yang terbalik atau miring. Hasilnya berupa huruf acak. Luruskan dan putar halaman lebih dulu, baru OCR.

Berhenti mengetik ulang dokumen scan dari nol. Unduh Docbolt PDF di Google Play dan ambil teks dari PDF hasil scan langsung di HP, tanpa upload. Ingin memahami teknologinya lebih dulu? Baca juga apa itu OCR pada PDF.